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キャンペーンお役立ちコラムキャンペーンお役立ちコラム

2022-10-06

キャンペーン事務局とは?費用発生するが販促企画を運用代行の利用メリットあり

販促施策としてキャンペーンを実施する際には、キャンペーンの運営をする「キャンペーン事務局」を設置するのが一般的です。


キャンペーン事務局では、キャンペーンの計画立案から応募データの収集や管理、データ分析など様々な業務を行います。


この記事では、


  • キャンペーン事務局とは何か?
  • キャンペーン事務局の業務の詳細と流れ
  • キャンペーン実施する際の注意点
  • キャンペーン事務局代行を使うべきか?

などについて、詳しく解説していきます。




キャンペーン事務局とは?



キャンペーン事務局とは、販促施策としてキャンペーンを実施する際に、キャンペーン運営に関わるさまざまな業務を対応する事務局のことを言います。


キャンペーン事務局の主な業務は下記です。


  • キャンペーン計画立案
  • 応募者データ管理(個人情報の管理)
  • キャンペーン応募者の抽選対応・商品発送対応
  • キャンペーンに関する問い合わせ対応
  • キャンペーン実施後のデータ分析/レポートの作成

キャンペーン事務局の業務は多岐にわたります。


大規模なキャンペーン企画を実施する際、主催者側の参加者に対するもてなしとしてキャンペーン参加についての不安や不明点を払拭する対応ができるか、つまり、キャンペーン事務局が整っているか?が大事です。




販促キャンペーン施策の種類によってキャンペーン事務局の負担が変わる?


販促キャンペーン施策は、



など、様々な種類があり、応募の方法や条件も多様化・複雑化しています。


そのため、応募者のキャンペーン参加の条件を確認したいという疑問や問い合わせがどうしても増えてしまいます。


参考:販促ツールにはどんな種類がある?|店舗販促ツールやアイディアも紹介




キャンペーン事務局の業務の詳細と流れ



キャンペーン事務局の業務は、


  • ①キャンペーン施策の企画開発
  • ②キャンペーン施策の運営スケジュール作成
  • ③キャンペーン施策のマニュアル作成
  • ④キャンペーン応募条件・応募管理システム設計
  • ⑤キャンペーン応募受付・応募データ管理
  • ⑥応募データ集計
  • ⑦問い合わせ対応
  • ⑧抽選業務
  • ⑨景品の発送・景品発送に関わる問い合わせ対応
  • ⑩キャンペーン実施効果のデータ分析・レポート作成

など、多岐にわたります。




キャンペーン事務局業務①キャンペーン施策の企画


販促施策としてキャンペーンの実施計画を検討します。


キャンペーンの目的を明確にして、キャンペーンの種類や内容などを決めていきます。


キャンペーンによっては景品を用意する場合、景品表示法にも注意しましょう。


参考:キャンペーンでおさえておくべき景品表示法とは?キャンペーン期限の制限はあるの?




キャンペーン事務局業務②キャンペーン施策の運営スケジュールの作成


企画したキャンペーン施策の運営スケジュールを作成していきます。


キャンペーンサイトの作成、景品などの準備の計画など、細かく運営スケジュールを明確にしていくことが大切です。




キャンペーン事務局業務③キャンペーン施策のマニュアル作成


キャンペーンを実施するためのタスクを明確にします。
その後、ワークフローの作成、業務マニュアルの作成などを行います。


また、各業務の担当者の選定をして、業務マニュアルの内容などをすり合わせたりします。


この時、問い合わせ対応のマニュアルなども作成しておくことが大切です。




キャンペーン事務局業務④キャンペーン応募条件・応募管理システム設計


キャンペーンの応募条件、応募方法などを決め、応募方法に合わせた応募管理システムを準備します。


応募管理システムが自社で用意できていない場合は、キャンペーンシステムを導入することも検討する必要があります。




キャンペーン事務局業務⑤キャンペーン応募受付・応募データ管理


はがきの郵送やWebサイトからの応募、SNSの応募など、キャンペーンの応募方法が異なる場合、設置すべきキャンペーン応募受付の体制も異なってきます。


また、応募データは基本的に個人情報を含むことが多いため、情報セキュリティ上の対策も必要です。




キャンペーン事務局業務⑥応募データ集計


応募者のデータを集計できる体制を整えて、応募条件をしっかり満たしているのか?をチェックします。
また、応募条件を満たしていない場合は、当選対象から除外します。




キャンペーン事務局業務⑦問い合わせ対応


問い合わせ窓口を設置して、キャンペーン実施に伴う問い合わせ対応を実施します。


問い合わせ先のメールアドレスや電話番号は、事前に用意しておきます。




キャンペーン事務局業務⑧当選者の決定


応募者の中から、当選者の決定を行います。


この時、当選が重複していたり、不適切な当選者がいないか?を注意深く確認することが大切です。




キャンペーン事務局業務⑨景品発送・配送確認の対応


当選者に「当選」の連絡をします。その後、景品発送対応などを実施します。




キャンペーン事務局業務⑩キャンペーン実施効果のデータ分析・レポート作成


実施したキャンペーンの内容、キャンペーン実施効果の結果(応募者数や売上など)のデータ分析を実施します。


また、そのキャンペーン施策の効果や課題、今後の展望などをレポートにまとめて報告します。


参考:応募データは宝の山!どうやるデジタルキャンペーンの応募データ分析





販促キャンペーンを実施する際の注意点



販促施策でキャンペーンを実施する際には、キャンペーン事務局側が注意すべきポイントがあります。




応募データの管理・集計体制をしっかり整える


まずキャンペーンを実施する際に重要なのが、応募データの管理と集計です。


キャンペーン事務局は、当選者の選定などを実施できる状態にしておくことが重要です。




応募者の個人情報の取り扱いに注意する


キャンペーンの応募手続きの際に、応募者の名前や住所の記載を必須とすることが多いと思います。


名前や住所は、個人情報保護法によって、保護する義務があります。
そのため、応募者の個人情報の取り扱いには注意が必要です。


万が一、個人情報が漏洩してしまえば、企業の信頼性が落ち、売上増加を目的としたキャンペーン施策がマイナス効果になるという結末になってしまうかもしれません。




問い合わせ対応体制をしっかり整える


キャンペーンを実施すると、応募者から様々な問い合わせが発生する可能性があります。


問い合わせ対応がスムーズかつ適切でない場合、キャンペーンのネガティブな印象を与えてしまい、結果的にキャンペーン施策の効果が最大化できない可能性があります。


そのため、キャンペーン事務局としては、問い合わせ対応の体制をしっかり整える必要があります。



参考:販促施策とは|コロナ禍で変わった消費行動に対応する販促施策に必要なコトとは?




キャンペーン事務局は代行するべき?代行のメリット・デメリットとは



キャンペーン事務局の業務は多岐にわたり、人員やノウハウが必要になってきます。


自社にキャンペーン事務局の体制が整っていない場合は、キャンペーン事務局を代行することも検討することをおすすめします。




キャンペーン事務局を代行するメリット


まず、キャンペーン事務局を代行するメリットを解説します。


・ノウハウが充実していて、人員の心配も少ない

キャンペーン事務局を代行することで、「ノウハウ」「人員」が充実しているメリットがあります。


キャンペーンの企画からキャンペーン事務局の運営まで代行してもらえるサービスも存在します。


・問い合わせ対応の体制を整える負担が少ない

キャンペーン実施することで、もっとも人員やノウハウが必要になるのは「問い合わせ対応」かもしれません。


キャンペーン事務局を代行することで、問い合わせ対応の負担が少なくなります。


・セキュリティ体制・環境のリスクが少ない

応募データに含まれる個人情報の管理は、キャンペーン施策において、最も注意深く扱うべき業務になります。


WebやSNSなどを活用したデジタルキャンペーンの実施が増加しているため、セキュリティ対策ができているシステムを用意できているか?が重要になります。


セキュリティ対策がしっかりしているキャンペーンシステムを合わせて提供しているキャンペーン事務局代行サービスもあります。





キャンペーン事務局を代行するデメリット


キャンペーン事務局を代行するメリットを解説しましたが、デメリットも存在します。


・代行する費用がかかる

キャンペーン事務局を代行することで、費用がかかってしまうのが主なデメリットです。


しかし、キャンペーンを実施するまでの企画から運営、レポーティングなどを安価で一括して代行するサービスもあります。


・代行することで実施スピードが遅くなる可能性がある

キャンペーン事務局を代行する場合、部分的な代行を実施することで、かえって企画の情報共有などに時間がかかってしまい、結果的に実施スピードが遅くなってしまうこともあるかもしれません。


また、キャンペーン事務局の代行サービス会社の実績や経験が少なく、スムーズにやり取りが進まない可能性もあるため、キャンペーン事務局を代行する場合は、会社選定も重要になります。





キャンペーン事務局の代行会社を選ぶときのポイント



キャンペーン事務局の代行するメリットやデメリットを理解した上で、キャンペーン事務局の代行会社を検討しようと考えている方もいるかもしれません。


そこで、キャンペーン事務局の代行会社を選ぶときのポイントについて解説します。


1.事務局運営のノウハウや実績があるか?


キャンペーン事務局の運営を代行する場合は、ノウハウや実績があることが大切になります。


ノウハウや実績があれば、あらゆる問い合わせ対応などもスムーズに行われることが総手負され、キャンペーン参加者に対しても丁寧な対応と印象を与えるでしょう。


2.個人情報等のセキュリティ体制が整っているか?


キャンペーンを実施する際に、最もリスクになるのが個人情報の管理です。


プライバシーマークの認証取得をしているかどうか?をまず確認すべきです。(参照:プライバシーマーク「一般社団法人 日本情報経済社会推進協会」


また、100社以上の金融機関に採用され、数々の認定を取得している国内屈指の情報資産プラットフォーム「SPIRAL®(提供元: (株)パイプドビッツ)」などを利用するなど、管理体制が万全か?という点も確認することをおすすめします。


3.キャンペーン事務局代行のみではなく、トータルサポートをしてくれるか?


販促キャンペーンを実施するには、様々な業務が発生します。


そのため、キャンペーン運用事務局の代行だけではなく「他の業務も委託したい」となる可能性もあります。


そうなった場合、キャンペーンの運営をトータルサポートしている会社を選んでおけば、スムーズに依頼できます。


仮に、キャンペーン事務局の代行のみを依頼したとしても、トータルサポートしている企業は、販促キャンペーン実施の全体像を把握しているため、スムーズにコミュニケーションが取れる可能性が高いです。




費用が発生するが販促企画の運用代行を利用?



販促企画を販促施策の会社に運用を代行してもらうことは可能です。
費用が発生しますが、販促企画の運用を代行してもらうメリットは以下のようなものがあります。


専門知識と実績がある


代行会社は、販促キャンペーンの企画と実施に関する豊富な知識と経験を持っています。市場トレンドや効果的な戦略に精通しており、過去の成功事例やベストプラクティスを活かした企画を提供することができます。


オリジナリティと創造性


販促企画の代行会社は、独自の視点や創造力を持っており、クライアントのブランドや目標に合わせたオリジナルな販促キャンペーンを企画することができます。マーケットリサーチや分析を通じて、効果的なプロモーション戦略を考え出すことができます。


リソースとネットワーク


販促企画の運用代行会社は、広告制作やプロモーションツールの作成など、販促キャンペーンに必要なリソースを提供することができます。また、広告代理店やメディアパートナーなどのネットワークを持っており、キャンペーンの展開や広告の配信をスムーズに進めることができます。


効果測定と改善


販促施策の代行会社は、キャンペーンの効果測定と改善にも専門知識を持っています。データ分析や調査を通じて、キャンペーンの成果を評価し、必要に応じて戦略の修正や改善を行うことができます。


時間と労力の節約


販促キャンペーンの企画は多くの工程とリソースを必要とします。代行することで、クライアントは自社の時間と労力を節約できます。専門家がプロジェクトを管理し、細かなディテールに配慮しながらキャンペーンを実施してくれます。


販促企画を代行してもらうことで、専門知識や経験、オリジナリティ、リソース、効率化、効果測定と改善といった点でメリットがあります。また、販促施策の代行会社はマーケティングのトレンドや最新の手法にも詳しく、クライアントのニーズや目標に合わせた戦略を立案できます。


さらに、販促施策の代行会社は専門的なコンサルティングを提供し、時間と労力の節約にもつながります。


また、販促施策の会社はROIの追跡と評価を行うためのツールと手法を持っており、キャンペーンの成果を明確に把握し、改善策を提案できます。


これらのメリットにより、販促キャンペーンの販促企画を販促施策の会社に代行してもらうことで、効果的で成功する可能性の高いキャンペーンを実施できます。


参考:お客様企業に喜ばれるキャンペーン業務のワンストップサービスのメリットとは?




販促キャンペーンの企画から事務局の運営まで一括で任せられるサービスがある?



販促施策としてキャンペーンを実施する際には、キャンペーン事務局の運営はもちろん、キャンペーン企画などの準備も非常に業務負荷が高いと感じる担当者の方も多いはずです。


そんな折り込みチラシの設計、販促ツールの選定、運用、キャンペーン事務局代行、分析などを一気通貫でサポートするサービスが「キャンペーン缶DX」です。




キャンペーン事務局もまるっと任せられるキャンペーン缶DXとは?



キャンペーン缶DXは、印刷で90年、WEBで30年の実績と信頼の大王グループが提供するWEBキャンペーン支援サービスパッケージです。


ナショナルブランドをはじめ、多くの実績で培ってきたノウハウを活かし、販売促進キャンペーンを低コストで支援するサービスです。



などキャンペーンプランに応じた7つのパッケージを用意しているため、キャンペーンをスムーズに実施することが可能です。


その他オプションなども豊富に揃えているため、実施したいキャンペーンに応じてカスタマイズが可能です。


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